Dokumente verwalten

Dokumente bilden in vielen Bereichen die Grundlage der täglichen Arbeit. Ob Verträge, Schriftverkehr, Gutachten, Angebote oder eigene Unterlagen – wichtige Informationen sollen schnell gefunden werden und dauerhaft im richtigen Zusammenhang bleiben.

Ob Verträge, Schriftverkehr, Gutachten, Angebote oder eigene Unterlagen – AIS hilft dir dabei, Dokumente strukturiert zu verwalten und jederzeit schnell wiederzufinden.

Dabei passt sich AIS deiner Arbeitsweise an. Du entscheidest selbst, wie viele Informationen du einem Dokument mitgeben möchtest.

Dokumente finden statt suchen

Je größer dein Dokumentenbestand wird, desto wichtiger wird es, Informationen schnell und zuverlässig wiederzufinden.

AIS unterstützt dich dabei mit verschiedenen Möglichkeiten:

  • Volltextsuche
  • Filter
  • Kategorien
  • Tags
  • Status
  • Datum
  • Arbeitskontext
  • Dokumenttyp

Diese Filter lassen sich miteinander kombinieren und helfen dabei, auch umfangreiche Dokumentbestände übersichtlich zu halten.

Dokumente gehören fast immer zu einem Thema und stehen selten für sich allein.

Ein Vertrag, ein Gutachten oder ein Angebot ist selten eine einzelne Datei. Meist gehören weitere Informationen dazu. Häufig gehören dazu

  • Notizen
  • Chats
  • Aufgaben
  • weitere Dokumente

AIS führt diese Informationen in einem gemeinsamen Arbeitskontext zusammen.

Dadurch bleiben Zusammenhänge erhalten und wichtige Informationen gehen nicht verloren.

Tags und Kategorien

Nicht jedes Dokument lässt sich eindeutig einer einzigen Kategorie zuordnen.

Tags ermöglichen zusätzliche Schlagworte, mit denen Dokumente flexibel beschrieben werden können.

So lassen sich beispielsweise

  • Themen
  • Personen
  • Orte
  • Vorgänge
  • Stichworte

ergänzen, ohne die eigentliche Dokumentstruktur zu verändern. Du entscheidest selbst, ob und wie viele Tags du verwendest.

Arbeiten statt verwalten

AIS möchte die Dokumentenverwaltung nicht komplizierter machen.

Viele Informationen entstehen bereits automatisch während der täglichen Arbeit.

Du kannst Dokumente einfach ablegen und später schrittweise ergänzen.

Unser Tipp

Beginne einfach.

Lege Dokumente dort ab, wo sie zu deinem aktuellen Thema gehören.

Filter, Kategorien und Tags helfen dir später dabei, auch große Dokumentbestände schnell und gezielt wiederzufinden.